- 作者: 天狼星
- 来源: 盛达纸业
- 日期: 2022-04-20
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连续打印邮件合并实例讲解
邮件合并由于其特性决定了它有三个基本过程。第一,准备数据表格;第二,准备模板,也就是主文档;第三,合并。
模板就是Word文档了,在邮件合并向导中会要求选择信函、信封等,其实差别也就是页面设置的差别,所以为了自已定制方便,我建议一般就选择"信函"即可。数据表格可以是Excel表格、Word表格、数据库表等。如果是Excel表格,一般要求第一行是域名称,比如"姓名"、"地址"等;如果是Word表格,一般在这个Word文档中只有一个表格,而且第一行也是域名称。
下面就以工资单和工资条为例说明如何使用Word的邮件合并。示例是在Word2003中进行的,在Word2000、Word2002(XP)和Word2007中也是类似的操作。
1. 准备工资数据表格
数据表格已经在Excel中准备好了:
姓名 |
年月 |
工资标准 |
应税工资 |
代扣社保 |
代扣所得税 |
税后工资 |
补贴 |
扣减 |
合计 |
赵一 |
2006年11月 |
1000.00 |
1000.00 |
80.00 |
100.00 |
820.00 |
50.00 |
0.00 |
870.00 |
钱二 |
2006年12月 |
2000.00 |
1990.00 |
159.20 |
199.00 |
1631.80 |
60.00 |
10.00 |
1691.80 |
孙三 |
2006年13月 |
3000.00 |
2960.00 |
236.80 |
296.00 |
2427.20 |
70.00 |
40.00 |
2497.20 |
李四 |
2006年14月 |
4000.00 |
3930.00 |
314.40 |
393.00 |
3222.60 |
80.00 |
70.00 |
3302.60 |
周五 |
2006年15月 |
5000.00 |
4900.00 |
392.00 |
490.00 |
4018.00 |
90.00 |
100.00 |
4108.00 |
武六 |
2006年16月 |
6000.00 |
5870.00 |
469.60 |
587.00 |
4813.40 |
100.00 |
130.00 |
4913.40 |
郑七 |
2006年17月 |
7000.00 |
6840.00 |
547.20 |
684.00 |
5608.80 |
110.00 |
160.00 |
5718.80 |
王八 |
2006年18月 |
8000.00 |
7810.00 |
624.80 |
781.00 |
6404.20 |
120.00 |
190.00 |
6524.20 |
2. 制作保密工资单
工资单作为员工收入的凭证,通常要求比较正式和详细。一般是A4纸,上面有老总的寄语,工资的各个组成部分,包括各种补助补贴以及扣减等。比如,下面就是一个工资单的模板:
XXX员工XX年XX月工资单
寄语
(略)
工资、补助及扣减
工资标准:000.00
应税工资:000.00
代扣个人社保:000.00
代扣个人所得税:000.00
税后工资:000.00
福利补贴:000.00
缺勤扣减:000.00
合计:000.00
老总签名:XXXX
实际操作过程中,可以先在Word里制作好上述模板,再选择数据源,最后再用合并域替换掉模板中的示例数据;也可以先选择数据源,一边制作模板,一边就在正确的位置插入合并域。目前我们是采用的第一种方法,因为模板已经设计好了。现在来看看邮件合并的操作过程:
打开菜单"工具→信函与邮件→邮件合并"启动邮件合并向导(任务窗格),选择文档内容为"信函";下一步,选择开始文档为"使用当前文档";下一步选取收件人为"使用现有列表",并在通过"浏览"找到准备好的Excel工资表文件,此时会弹出对话框要求选择是Excel文件中的哪一个工作表,选择正确的那个(示例中是Sheet1)。其实需要借助向导的,也就这三步足矣,笔者个人觉得,直接使用"邮件合并"工具栏还更简单一些。通过菜单"视图→工具栏→邮件合并"就可以打开"邮件合并"工具栏。先看看图:
图中可以看到,向导的第一步和第二步可以用工具栏中的第一个按钮“设置文档类型”代替;而第三步,也可以由工具栏上的第二个按钮“打开数据源”来完成。这里顺便说一下,如果当前文档你不想让它继续做为邮件合并的模板(也就是想让它脱离与数据表格的关联)时,只需使用工具栏上的“设置文档类型”按钮将其设置为“普通Word文档”即可,这一点用向导是不能办到的。
接下来的事情是将合并域插入到模板中。如果不插入合并域,模板就不会知道该如何放置数据表中的每个域。
先选中模板标题行的“XXX员工”,点击工具栏上的第6个按钮“插入域”,打开“插入合并域”对话框并在其中选择“姓名”,点击“插入”按钮,并关闭对话框;然后选择“XX年XX月”,同样的办法插入“年月”域;以此类推,依次将各域插入到适当位置,如下图所示:
插入合并域之后,当然应该先看看合并的效果如何。所以点工具栏上的“查看合并域”按钮看看合并的结果是什么样的:
可以看到,结果并不如意。因为日期以及工资数据都不是我们所期望的格式(这个问题在Word2000中似乎不存在,未确认)。通常的解决办法是,在Excel中使用文本方式来输入日期和数据,但这样可能破坏Excel中的计算规则,所以笔者不推荐使用。笔者有两个解决办法:一,对于比较精通Excel公式的朋友,可以新启一个表格或者插入一些辅助列,用Excel的Text函数将数据转换成文本,这个方法要求一定的技术基础;二,将Excel表格全部复制,粘贴在一个新的Word文档中,然后再将这个Word文档选择为数据源。
将示例数据的Excel表格复制到一个新的Word文档中,粘贴之后保存为“带格式的工资表.doc”。然后再在工资单模板中重新选择数据源为“带格式的工资表.doc”。因为数据拷贝到Word中之后并没有改变表头,所以刚才插入的合并域仍然有效。再次预览,这次效果就令人满意了:
最后一步,合并所有数据。注意到工具栏后面有两个按钮:“合并到新文档”和“合并到打印机”。如果选择“合并到打印机”则可以直接打印合并结果,但是通常为了确保不出问题,都会先“合并到新文档”检查一下,再直接打印合并结果。
3. 制作工资条
老板说工资单太浪费纸了,要换成工资条,一页A4纸就可以制作好几个工资条,大大节约了纸张。所以,现在要重新制作一个工资条的模板。
基本步骤都是一样。在选择文档类型的时候,还是选“信函”,数据源还是选择“带格式的工作表.doc”。有人表示怀疑,为什么文档类型不选择“标签”要选择“信函”呢?选择“标签”并非不可,但是,向导会问一大堆的问题,比如标签大小,一页多少个什么的,然后还要在一堆标签纸规格中选择一种,最后生成的标签模板还不一定如意,所以干脆直接选择“信函”,避开那一堆问题,再自己设置格式。
因为是工资条,所以要先制作一个工资条的模板。下图是一个简单的表格,已经插入了合并域:
然后,将这个表格复制,并在当前Word页面粘贴至多份,直接填满整个页面。预览一下,全是“赵一”的工资条吧,那是因为还少了一个步骤。
现在从第二工资条表格开始,每一个工资条表格前面都插入一个Word域“下一记录”。注意最后一个表格后面不要加“下一记录”Word域,因为翻页的时候,Word自己会往下跳一记录的。再次预览,结果就正确了:
剩下的事情,就是合并到新文档,然后打印。由于数据记录通常不会正好是一个页面工资条个数的总数,所以合并后的新文档中,最后一页上总有几个空表。打印之前删去即可,这样可以省点墨。
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